5.
哪些檔案應該保留或銷毀,通常是由產生這些檔案的部門或機
構決定。是項審核可以定期或不定期舉行。在銷毀檔案以前,有關部 門可要求政府檔案處鑑定哪些材料應永久保存作為歷史資料。
6.
自1952年起,根據重要檔案攝製計劃,某類被指定為重要的檔
案會定期被拍成顯微膠片。這些文件的原件如因意外遺失或受損,將
嚴重妨礙公事、或有損公眾利益,故此被指定為重要文件。各政府機
構不時提議將這類文件製成顯微膠片,其中包括圖則、平面圖、部門
命令和土地申請書等。
檔案管理
7.
現時,香港並沒有法例就如何管理和銷毀政府檔案作出規定。
政府檔案處沒有法定權力要求各部門移交檔案、或指導政府機構內檔
案管理的程序。該處是按照行政安排來運作的。
8.
香港政府的“辦公室事務手册”對政府檔案的管理提供指引,
並建議各部門在銷毀檔案前,應先徵得檔案處主任的同意。但由於辦
公室事務手冊只屬指引性質,各部門並沒有責任必須服從手冊規定的
程序。結果,雖然有些部門確有尋求政府檔案處對檔案的管理和處置
的意見,其他部門卻沒有。另外,該手冊規定政府檔案處具有下列的
職能:
9.
(a)
B
就如何評估、選擇和處置非當用檔案提供協助,使政府部
門在檔案管理方面維持令人滿意的水準;
(b) 提供設施,使選定作永久保存的檔案獲得安全保管和保
養;
(c) 提供該處保管的檔案作公事參考用,並在徵得批准的情況
下,供私人研究用。
現行有關政府檔案的設立、保養、儲存、銷毀、保留和使用的
指引和安排並不令人滿意。布政司署內的16多個科,以及60多個政府
部門,各自産生及保管文件,並各有私自的檔案室和分組檔案室。關
2
No comments yet.
Private notes are available after approval.