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憲制和行政

政府檔案局

政府檔案局負責處理政府檔案的工作。該局負責推行兩項不同但相關的計劃: 即檔案管理計劃和歷史檔案管理計劃,前者由檔案管理處負責,旨在處理常用和非 常用的檔案;後者由歷史檔案處負責,致力確保永久檔案得以妥善保存和使用。

檔案是否管理得恰當,對政府的行政效率亦有影響。檔案管理處的責任,便是 監察及發展一個周詳完備的系統,由檔案開始備存起,直至檔案所有的使用目的均 已達到而予銷毀為止,以富成效及高效率方法加以管理。自一九九四年十一月起, 當局已制訂及逐步推行檔案管理策略,以協助公務員改善檔案服務的素質、控制文 書檔案的增長率、減少檔案的儲存量,以及提高檔案管理的成本效益等。

歷史檔案處是收藏香港歷史文物資料最豐富的中心之一,並儲存大量有關香港 的研究資料。歷史檔案保存了有關香港歷史和發展的永久記錄,這些資料有助於建 立香港社會的特色。

為進一步協調有關工作及提高運作效率,當局於一九九五年七月將歷史檔案處 連同該處所儲存的大量檔案,一併遷往屯門,與檔案管理處設於同一幢樓宇內。同 時,當局已計劃在九龍觀塘興建一幢專門用作儲存永久檔案的大樓,其建築及設 備,將符合永久保存各類紀錄所需的最新國際標準。該幢大樓將於一九九七年中前 落成。

語言

中文和英文同為香港的法定語言。一九七四年制定的法定語文條例訂明:政府 或公職人員在公事上與市民交往時,兩種語言都具有同等地位,同樣可以使用。政 府部門在收到市民以中文書寫的函件時,會以中文回覆。

政府印發而受到市民關注的重要報告和刊物,均備有中英文版本。立法局、市 政局、區域市政局、各個區議會和政府其他委員會舉行會議時,均設有即時傳譯服 務。

政府於一九八八年十月成立雙語法例諮詢委員會,該委員會的其中一項職責, 是就現有法例翻譯成中文後的真確性,向總督會同行政局提供意見。自一九九二年 七月至今,政府已公布190條法例的中文譯本為真確版本。從一九八九年四月起, 所有新的主體法例都以中英雙語制定。

由於政府更趨開明負責,及為了作好準備,讓香港過渡成為中國一個特別行政 區,政府現正致力促使公務員廣泛使用中文,並提高公務員使用中文的能力。政府 的最終目標,是培養中英文俱佳,以及能操廣東話、普通話和英語的公務員。

當局已成立工作小組,負責制訂策略,以達到這個目標。該工作小組由公務員 事務司擔任主席,並於九月發表了報告,而其建議現正付諸實行。其中一項建議是 提高中文專員的職級和職權,使其成為法定語文專員,擴大其在兩種法定語文方面 的職責。另一項建議是動用超過1億3,000萬元,購置電腦硬件和軟件,並提供訓 練,讓全部有此需要的公務員,均可獲得中文文字處理的訓練。

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