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Accounting (13)
limits and requirements to present the final:adcounts to reveal immediate: financial situation, it may not be possible for us to find out the errors Immediately. Therefore, we have to establish a nominal account to make the two sides of the trial balance agreeing with each other. This accounts called Suspense Account!,
Example:-
Trial Balarce as on 31st December 1988.
搠。1. Kwok
Assets (Totals &
Expenses (Totais)
5,000,
Capital
Liabilities: (Totàis】 &
Affecting
Trial Balance
Revenues (Totals).
4,800
500
Agreement
$5,000 5,400
of debit
Errors
If the total amount entries are not Met with corresponding total amount of credit entries obviously it indicates the existence of error and the imbalance of trial balance may mean the Following mistakes:-
(1) Incorrect calculation file. wrong
additions. or deductioå 美妙
any. account)
12) Single entry (Ce, having debit de
credit entry ohly)
(3) Figures on the two sides net identical (ise. entering $50 on
debit side but '$510 on credit side).
Such imbalance warrants detailed. examination but owing to the time
obviously
This
trial balance is imbalanced and the greater than the debit side and the difference is $400. So, we need to Insert $400 onto the debit side and ctliis insertment fs:done by opening an account ( Suspense and making a single entry on debit sides of the account:-
31/12 Difference.
Suspense
400
報日僑華
After: opening this suspense account. the trial balance will appear ast
Trial Balance as on 31st December 1988
Assets (Totals) &
Expenses (Totals). CapitalDA
Liabl}{tles (Totalis) 2
- Revenues (Totals) Suspense.
Or
($) ($):
5:000-
日,800
600:
57400.5,400
In that: case; the trial balance agreed and we can proceed to prepare· our final accounts and the suspense account will be treated in Balance- Sheet as:- (a) Current Assets (if the suspense
account is having a debit balance) (b) Current Liabilities if the suspense account is having a credit. balance)
Example:
五期星 日八廿月二十(〇九九一)年九十七國民津中
As in the previous example, the suspense account is having a debit balance $400 and we find the following
-errors:-
(1) Sales is undercasted $200.
(2) Purchases is overcasted: $100.
(3) Expenses is undercasted $700.
(4) The purchases of motor van $500 13 complated iot recorded in both the assets account and bank account.
Correction:-
31/12 Difference 31/12 Sales
Suspense:
406131/12 Expenses 200
700
100
700
The Journal. entries are required to record the above correction-
28)
(*) This correction doesn't affect
trial balance agreement and Wi)E not be done thought suspense. account.
Effect to Net Profit
tf some of the above errors were ̇detected after the profit and Foss account was prepared, it is necessary for us to report the correct net profit amount. The following table may serve as à guide:
Errors found on The seror is to Action needed Accountt
understøta ort
to Increase or
decrease.
Profiṭim
Increase (+)
Understated; (-1 ́decrassa (~)
| neraasa
Decrease
Dacrasse
our state
·Accounts='
700
Opening Stock
Closing Stook
Qvarstated
Purchasos
Safiks
Boverstates Overstated
Understated Overstated Understated
Increase
Decrease
Decrease
Increase
Overstated
Other Ravenue
Decrease
The Journal
Cr.
Understated Overstated
Increase
Increase
Expenses
Understated
200
* Other accounts:-
Sales
200
Suspenses
100
effects only amount Sheet;
Purchases:
Expenses
700
Suspense
700.
Motor Van:
500
Bank
500
廣華 尖
百倫巴
3場懋東
約敦黎門
However, after preparing the final. accounts, we should look into the account entries. carefully to find out the source of errors and correction should be made through the suspense account. After such correcting entries' have been made, the suspense account should have a zero balance. (If there 'is any errors which would not: affect
the trial balance agreement. correction
done
as under the
is
previous issue. "Errors Not Affecting.
Trial Balance 'Agreement...
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Balance
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