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文件縮影普及化 有利

商業發展

在極度商業化的社會裏,文件的處理及儲存,確實是 一個非常令人頭痛的問題。自文件縮影系統(MICROF LM SYSTEM)面世之後,可省卻了不少的麻煩一 以前堆積如山的文件記錄,縮影在一卷卷的縮影菲林內, 不但節省了儲存文件的空間,亦方便了資料檔案的翻查工 作品

香港的商業發展非常蓬勃,爲要配合環境的需要,女 件縮影系統的採用,已日趨普遍化,柯達(遠東)有限公 司特地提供有關文件縮影系統的資料,並列舉美國費城國 家銀行實際採用文件縮影系统的工作情形,供各界人士參

自費城國家銀行採用了一個混文件縮影系統及電腦技 術於一體的獨有數字指引系統之後,銀行日常用於資料翻 查的時間及處理特殊轉賬項目所產生的問題,就大大的減

據銀行助理副總裁艾理表示:銀行每日需要處理過戶 支票有八十萬至九十萬張,而其他特別轉賬項目的處理

日益繁多。

特殊轉賬項目的處理之增多可歸究於兩個因素:其 查賬員翻查及整理资料的工作頗爲冗長,每需二十分鐘. 甚至半小時,方能從會計部堆積如山的記錄中找出答案來 。其次,銀行是不保留過戶支票的,一旦賬項有混亂而 需要翻查存根時,就只能向存入支票之客戶提取存根或查 詢有關資料,否則便無法清查。

中央查賬部主任唐寧相信裝置一部資料翻查儀器配合 支票整理系統,便能增進查賬員的工作效率及縮短處理特 殊賬項所花費的時間,而又無需增添人手及大盘花費購置. 器具。

只须添置资料翻查儀器

銀行本來已裝置有一部柯達電腦資料磁帶輸出80型文 件縮影機(KODAK COMPUTER OUTPUT MICROFILMER MODEL 80),處理其他資料及: 報告,現在只須配用多個資料翻查中樞及增添儲存縮影軟

·片匣的檔案櫃便已足夠應付。而中央查賬部亦早已裝備有 兩部利確達微粒資料閱讀複印機PRI型(RECORDAK MICROSTAR READER-PRINTERS, MODEL PRI)並配有影像控制鍵盤,

資料儲存室内一匣匣之縮影片及控制員利用利確達微粒资 料閱讀復印機P.R.J.型翻查記錄。每個縮影片轉盤可裝載 2400匣縮影片。而每次翻查記錄亦只需五分鐘

伊士曼柯達公司的系統工程師亦為該電腦資料磁帶輸 出縮影系統編好電腦程序,將電腦內的資料改變成縮影系 統的索引。

̇柯達電腦資料磁帶輸出80型文件縮影機首先預靠了兩 份索引報告,並印於16毫米之縮影軟片上一縮細比例爲 48比1。在這個縮小比例之下,約八千至一萬張11吋X14 吋(27.9厘米×356厘米)的文件可縮影於一卷100呎30 5厘米)的縮影軟片內。第一份報告爲一頁長之粗略指引 錄,是控制員尋索32頁長之仔細指引錄的引索。在需要情 况下,控制員可遁仔細指引錄從另外一套縮影軟片中找 出某一個指定的檢查影像來。

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整本的指引錄是按照一套特定數字的編排方式,當每 份文件經過資料整理機時,一個特定的號碼就會印晒於文 件上。該號碼亦會同時出現於微粒軟片檢查影像之上。仔 細指引錄就是按照號碼將每份文件分辨並列出縮影軟片匣 的編號及影像的號數。

資料控制翻查

資料翻查系統的理論是基於影像控制符號而成一縮· 影軟片通過縮影片閱讀機時,影像控制鍵盤便會自動數: 算所經過之縮影軟片邊沿的透明部份。若需要找出某項資 料,控制員只要打出資料的索引號碼,閱讀機就能從軟片: 中找出所需資料讓其顯現於閱讀機螢幕上。

柯達電腦資料磁帶輸出80型文件縮影機將電腦資料輸 入磁帶再轉變成為文件缩影形像。

艾理解釋說:該個系統的用途非常廣泛。若某間與本 銀行有業務往來的銀行需要查詢本行如何處理報告上某賬 目時,我們可以立即從縮影軟片索引錄上找出答案。若某 位客戶需要某張支票之副本,我們亦可以立刻利用縮影軟 片閱讀複印機印取副本。又或許某銀行投訴本行遺失某單 據,該行只須提供有關的檔案號碼,我們就可以給他們一 ̇份該單據的影印本。

添設該套的系統後,翻查賬項的時間,就從20分鐘或 更長減少至大約五分鐘。

另外一個好處在於節省儲存資料的空間方面。法律需 要銀行將所有賬項的記錄保存兩年。未裝世縮影系統前, 90日期內之文件,全部儲存於銀行大廈兩層樓宇內,而其 餘的文件,就存放於一個倉庫建築物的其中兩層樓房內。 兩年記錄盡藏一室

艾理相信只需要將現有的資料翻查室擴大5呎(1.5 公尺),銀行就已經有足夠的地方存放兩年的文件縮影 ̇錄及所有支票的縮影本。

艾理亦表示將擴大現有的系統,設立一個通用的縮影 檔案錄,便利每個需要翻查記錄的職員隨時使用。而於擴 大計劃當中,亦預算裝體兩個或更多資料翻查中權及加强 訓練控制人員。

最後艾理表示:該系統使銀行有足夠的力量去防止逾 期而不清理的賬項囤積及更進一步爲客戶提供優良的服 務,同時方便銀行的職員能以一個更簡易的方法處理日常 的業務。

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