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在處理市民提交的意見醫時,民意匯集處特別小心查証其其實性及意見重椒的 程度,民意匯集處採取以下步驟處理:
a)所有意見均予以登記編號,附上地址的意見書,均向提意見人發出 覆函;
(b)所提交的意見都攢要錄在特別設計的資料输入咭上;並經多次核對後才 輸入電腦理;
( c )經認定為與綠皮省内容無關或重複的意見,或在截止收件日期後收到的意 的意見据都不作魔理;
( d )經認定為同一人重複提交的相同意見都不作處理;及
{e】在處理由發起人推行的市民意見調查、簽名運動及類似的文件時,則向 發起人索取有關意見的來源及意見書的彙編方法等資料,
在諮詢期快結束時,有報告説有百名意見畢送交民黨匯集處·截至十月廿一日 共有二午一百八十二人向民意匯集處報告 - 一些聲稱是由他們提交的意見述,實 在是連他們自己都不知道有此事,約有四十五宗此等報告已告撤回,二百三十八 案則因投訴人說不出意見要的檔案編號而無法予以處理,有問題的意見鵡的數目 因此溯至一千九百零九份·民意匯集處已遵從法律建議將這些個案全部交給警方 稠查-它們都不包括在送瓶匯集處報告盘内,因此,報告書的準確性及可塞性不 會受到影響·
民意匯集處各方面的工作・都由兩名獨立的監察委員監察,他們需要向港督呈 交獨立報告,表明他們是否滿意民匯尾的工作,説明民匯慮是否已妥堂、準確和 公正地執行其任務
監察委员在進行监察工作時,閲睹了民匯處收到的所有意見書·他們研究民匯 康在處理意見誊時所採取的程序,並觀察民匯處如何按迂些程序辦事。他們審查 民匯處的意見書分類方法-檢查電腦資料输入的密碼系統,並抽樣檢查電腦資料 他們亦監察民匯處如何追爹透過文字出版及電子媒介發表的報導和意見,此外 ,他們亦留意立法局、市政局及區域市政局、區議會及多個座談的會議,直接 聽取議員們表達的各種意見·
所有芪匯處認為與绿皮書内容無需或重複的意見書 - 均經監察委員審閱·所有 作者其實身份有問題的意見書,亦交由監察委員檢定。此外,遲交的意見書亦交 給監察委員審查郵戮,這些意見書均没有輸入電腦處理·
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